会議のレベルを上げて、業務効率アップ！

ある研究機関の調査によると、10万人規模の大企業では、年間約67万時間が無駄な会議に費やされ、その損害額は約15億円にも登るとされています。（※１）（※２）

もちろん、「質の悪い会議」が労働生産性を落とすことは、企業規模を問わない明白な事実です。そこで今回は実例を紹介しながら、「効率の良い会議」について考えていきます。

■巨大タイマーで、常に時間経過を意識

Googleでは、会議の場に巨大なタイマーをプロジェクターで投影しています。これは、参加者全員の目に、嫌でも会議終了までの時間を認識させるため。

これにより全員が時間を意識して集中するので、会議の目的を達成する努力を引き出す効果があります。もちろん時間終了までに議題が片付けば、長居をせず、全員が議場を退出することが推奨されています。

■資料の前日配布で会議時間を劇的に短縮

楽天は、資料の内容説明が会議の時間を伸ばす要因と考えました。

そこで、「会議資料は、前日17時までに配布すること」と、「参加者は事前に資料を読んでおくこと」を義務付けました。

そうすることで内容説明の必要がなくなり、疑問点への質問だけで済むため１時間かかっていた会議が、なんと10分程度にまで短縮できたそうです。

■責任者を明確にし、決定事項を確実に遂行

Appleでは会議で決定したアクション（実行すべき事柄）の一つ一つに、必ず責任者を付けます。社内では直接責任者（DRI＝Directly Responsible Individual）と呼ばれており、会議の資料にも常に記載されます。そしてDRIはアクション全体を管理し、次回以降の会議では進捗を報告するのです。

これにより、「誰が何に責任を持っているかを、誰もが理解できる」ため、会議時間を費やして決まった事柄が、宙に浮いてしまうことがなくなったそうです。（※３）

■オフィスBGMで会議のレベルアップに！

以上の事例から、「会議参加者の意識を高め」「会議の時間を短縮し」「会議の決定事項を完遂する」ためのヒントが得られるかと思います。

その会議の質を高める一助となるのが、オフィスBGMです。

BGMには別の音をかき消す「マスキング効果」があるため、重要な会議内容が外に漏れてしまうのを防ぎます。とくに、個別の会議室ではなく、フロアの一角に会議スペースが有る事業所などで、特に役に立つでしょう。

また、無音状態の会議では雰囲気が重苦しくなり参加者を萎縮させ、発言が出にくくなることがよくあります。

しかしリラックス効果があるBGMをかけることで、会議全体の雰囲気が和らぎ、結果的に活発な議論が起きることも期待できるのです。